Digitale Schlüsselverwaltung: Klarheit, Flexibilität & Sicherheit

Die Möglichkeiten der Digitalisierung sind vielfältig. Gerade in der Gebäudesicherheit werden digitale Lösungen sehr geschätzt. Eine Option ist die digitale Schlüsselverwaltung. Was dahintersteckt und welche Chancen und Vorteile sie bietet, zeigt dieser Artikel.

Was bedeutet „digitale Schlüsselverwaltung“?

Ganz allgemein kommt die Schlüsselverwaltung bei großen Schlüsselbeständen zum Einsatz. Diese müssen entsprechend organisiert und verwaltet werden, wofür sich verschiedene Systeme eignen. Eine Möglichkeit ist die digitale Schlüsselverwaltung.  

Eine Schlüsselverwaltung ermöglicht, alle Elemente einer oder mehreren Schließanlagen in einem zentralen System zu bündeln, um einen umfassenden Überblick zu schaffen. Vom Schlüssel über den Zylinder bis hin zur Tür selbst kann in der Schlüsselverwaltung alles organisiert werden. Dazu gehören unter anderem die Ausgabe, Rücknahme oder Verlustmeldung von Schlüsseln.  

Bei einer digitalen Schlüsselverwaltung werden alle relevanten Elemente in eine Software aufgenommen. Dort haben Gebäudeinhaber und -verwalter den kompletten Überblick. Viele Prozesse lassen sich dadurch automatisieren, sodass eine noch umfassendere und bessere Kontrolle möglich ist.

Kurz gesagt: Eine Schlüsselverwaltung regelt und dokumentiert die Aus- und Weitergabe und manchmal auch die Nutzung von Schlüsseln.  

Welche Vorteile bietet eine digitale Schlüsselverwaltung?

Anders als in einem abschließbaren physischen Schrank, in dem alle Schlüssel eines Gebäudes aufbewahrt werden, passt in eine digitale Schlüsselverwaltung alles rund um die Schließanlage. Es können sogar mehrere Systeme zusammengefasst werden – denn digital sind die Möglichkeiten um einiges umfangreicher.

Außerdem ist die Übersicht in einem digitalen System wesentlich besser als bei der herkömmlichen Methode. Verwalter sehen auf einen Blick, welche Schlüssel an welche Person herausgegeben wurde und ob womöglich eine Rückgabe aussteht.

Hinzu kommt, dass in die digitale Schlüsselverwaltung ein Schließplan integriert werden kann – also die Abbildung der Struktur von Schließanlagen. Verwalter haben alle Zutrittsberechtigungen im Blick.

Ein weiterer großer Pluspunkt: Die digitale Schlüsselverwaltung eignet sich nicht nur dafür, den Überblick über herkömmliche, physische Schlüssel zu behalten. Auch digitale Zutrittsmedien können in einem entsprechenden System verwaltet werden. Sei es eine Schlüsselkarte oder ein Transponder – in einer digitalen Schlüsselverwaltung kann flexibel gesteuert werden, welche Nutzer welche Zutrittsberechtigungen haben. Auch dann, wenn biometrische Daten wie ein Iris- oder Fingerabdruckscan für den Zutritt verwendet werden, ist eine Übersicht mit einer digitalen Schlüsselverwaltung möglich.  

Funktionen einer digitalen Schlüsselverwaltung

Je nach Anbieter können die Funktionen und Features einer digitalen Schlüsselverwaltung variieren. Praktisch ist vor allem eine individuelle Anpassung an den eigenen Unternehmensbedarf. Bei BlueID erhalten Sie maßgeschneiderte Lösungen, damit Ihre Verwaltung auch wirklich die Funktionen bietet, die Sie benötigen.

Folgende Funktionen sind bei einer digitalen Schlüsselverwaltung grundsätzlich möglich:

• Pflege von Informationen zu allen Bestandteilen einer oder mehrere Schließanlagen durch Datenformulare

• Schließplan inklusive Darstellung von Verknüpfungen zwischen den Schließgruppen

• Protokolle zur Ausgabe, Rückgabe, Verlustmeldung oder Vernichtung von Schlüsseln

• Upload-Funktion für eine nahtlose Dokumentation unterschriebener Protokolle

• Erinnerung der Schlüsselrückgabe (beispielsweise bei Ausscheiden von Mitarbeitern aus dem Unternehmen)

• Berichte zur Auswertung des Datenbestands

• Bericht zur Durchführung einer Schlüsselrevision

• Verwaltung von Transponder-Systemen

So sind alle nötigen Informationen rund um die Schlüssel einer Schließanlage in einer digitalen Schlüsselverwaltung zentral gebündelt.

Gesetzliche Vorgaben für die (digitale) Schlüsselverwaltung

Ein umfassendes Schlüsselmanagement ist essenziell für die Sicherheit von Gebäuden. Gerade wenn es um sensible Unternehmensdaten oder Vermögenswerte geht, ist ein guter Schutz im Sinne aller Beteiligten. Es gibt allerdings auch gesetzliche Vorgaben, die Gebäudebetreiber einzuhalten haben.

Seit Mai 2018 sorgt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Deutschland für datenschutzrechtliche Bestimmungen. Ergänzt wird sie durch das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Für die Schlüsselverwaltung ist in erster Linie Art. 32 DSGVO wichtig. Hier werden technisch-organisatorische Maßnahmen angeführt, die im Rahmen der Datensicherheit ergriffen werden müssen. Auch § 64 Abs. 3 S. 1 BDSG-neu bietet eine Orientierungshilfe. Zusammengefasst besagen beide Quellen, dass Unbefugte keinen physischen Zugang zu Räumen bekommen dürfen, in denen Datenverarbeitungsanlagen personenbezogene Daten verarbeiten. Entsprechend wichtig ist die Schlüsselverwaltung in diesen Bereichen.

Auch das IT-Grundschutz-Kompendium ist relevant. Der Baustein OPR (Organisation und Personal) regelt unter anderem, dass man Zutritts- und Zugangsrechte zu geschützten Räumen nach dem Need-to-know-Prinzip vergeben sollte. Die Vergabe und Rücknahme von Zutrittsrechten sind dabei stets zu dokumentieren.  

Weiter heißt es im Baustein INF (Infrastruktur), dass für alle Schlüssel des Gebäudes ein Schließplan vorliegen sollte. Die Herstellung, Aufbewahrung, Verwaltung und Ausgabe von Schlüsseln sollten zudem zentral geregelt sein. Daher ist eine digitale Schlüsselverwaltung optimal dafür geeignet, die geltenden Gesetze einzuhalten und stets auf der sicheren Seite zu sein.

Fazit

Die digitale Schlüsselverwaltung bietet eine Reihe an Vorteilen für Unternehmen und andere Gebäudebetreiber. Wichtig ist, sich für ein System zu entscheiden, das zur eigenen Schließanlage und zum eigenen Bedarf passt. Wir von BlueID kümmern uns um maßgeschneiderte Lösungen für jeden Anspruch.

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